Privacy

FDM Grupa Polska sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawa
ul. Grzybowska, nr 2, lok 29,
Warszawa, 00-131, Polska
enquiries.fdmpoland@fdmgroup.com

FDM Grupa Polska sp. z o.o.
with its registered seat it Warsaw
ul. Grzybowska, nr 2, lok 29,
Warsaw, 00-131, Poland
enquiries.fdmpoland@fdmgroup.com

wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod nr 0000861044, nr NIP 5252836723;

entered into the entrepreneur register KRS under the number 0000861044, tax identity number NIP 5252836723;

(dalej jako „Spółka”)

(hereinafter referred to as the “Company”)

KLAUZULA INFORMACYJNA:

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ZGODNIE Z ART. 13 RODO

INFORMATION CLAUSE:

PRINCIPLES OF PROCESSING PERSONAL DATA ACCORDING TO ARTICLE 13 GDPR

Spółka, działając zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (Dz.U.UE.L.2016.119.1, dalej jako „RODO”) informuje pracownika tymczasowego lub osobę szkoloną, że jest Administratorem jego danych osobowych.

The Company, acting in accordance with Art. 13 sec. 1 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC – General Data Protection Regulation (Journal of Laws UE.L.2016.119.1, hereinafter referred to as “GDPR”) informs the temporary employee or trainee that she is the Data Controller of his/her personal data.

a) Administrator danych:

Administratorem danych jest Spółka.

a) Data Controller:

Data controller is the Company.

b) Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IODO):

Spółka powołała inspektora ochrony danych osobowych („IODO”) zgodnie z art. 37 RODO, z którym można się skontaktować pod następującym adresem e-mail dpo@fdmgroup.com.

b) Data Protection Officer (DPO):

The Company has appointed a Data Protection  Officer (“DPO”) pursuant to Article 37 of the GDPR. The DPO may be contacted at the following e-mail address dpo@fdmgroup.com.

c) Cel i podstawa prawna przetwarzania  danych:

Przetwarzanie danych osobowych osoby szkolonej lub pracownika tymczasowego obejmuje kategorie danych takie jak:

imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez pracownika tymczasowego lub osobę szkoloną,  wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, adres zamieszkania, numer PESEL, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer rachunku bankowego, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika tymczasowego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy).

Przetwarzanie to jest  niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce i ma miejsce w następujących celach związanych z zatrudnieniem:

c) Purpose and legal basis of the processing:

The processing of trainee’s personal data or  temporary employee’s personal data includes the following categories of data:

first name (names) and surname, date of birth, contact details provided by the temporary employee or trainee, education, professional qualifications, previous employment history, address of residence, PESEL number, education, career record, bank account number, other personal data of the employee, as well as the personal data of the employee’s children and other members of his closest family, if the provision of such data is required due to the fact of the temporary employee enjoying special rights as provided for in the labour law.

The processing of data is necessary to fulfil legal obligations incumbent on the Company and takes place for the following purposes connected with employment:

1) wypełnienie obowiązków nałożonych na Spółkę jako agencję pracy tymczasowej w związku z zatrudnieniem pracownika tymczasowego, wynikających z obowiązującego prawa w odniesieniu do pracowników tymczasowych, przede wszystkim z art. 221 § 1 – 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej jako „Kodeks pracy”) – (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),

1) compliance with legal obligations put upon the Company as a temporary employment agency in connection with the employment of a temporary employee, which derive from the applicable law legislation related to the legal treatment of the temporary employees, including art. 221 § 1-4 of the Act of June 26, 1974, the Labor Code (hereinafter referred to as the “Labor Code”) – (legal basis: art. 6 par. 1 letter c) GDPR),

2) wykonywanie praw i obowiązków wynikających z umowy o pracę tymczasową – przetwarzanie w tym celu jest  niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest pracownik tymczasowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),

2) performance of the obligations and exercise the rights which arise from the temporary employment agreement – processing for this purpose is necessary for the performance of the contract to which the temporary employee is a party (legal basis: Article 6 (1) (b) of the GDPR),

3) wykonywanie praw i obowiązków wynikających z umowy o szkolenie – przetwarzanie w tym celu jest  niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba szkolona (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),

3) performance of the obligations and exercise the rights which arise from the training agreement – processing for this purpose is necessary for the performance of the contract to which the trainee is a party (legal basis: Article 6 (1) (b) of the GDPR)

4) wewnętrzna administracja pracowników tymczasowych i osób szkolonych – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów  realizowanych przez Spółkę (w tym w szczególności potrzeby odpowiedniego zorganizowania pracy świadczonej przez pracowników tymczasowych) – (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),

4) internal administration of temporary employees and trainees – processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Company including in particular the need to properly organize work provided by temporary employees (legal basis: Article 6 (1) (f) of the GDPR),

5) zapewnienie pracownikom tymczasowym i osobom szkolonym  bezpieczeństwa –  przetwarzanie w tym celu jest  niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

5) guaranteeing security to the temporary employees and trainees – processing for this purpose is necessary to fulfill the legal obligations incumbent on the Company (legal basis: Article 6 (1) (c) of the GDPR).

Podanie danych osobowych przez pracownika tymczasowego jest obowiązkowe w zakresie, w jakim wynika z art. 221 § 1 – 4 Kodeksu pracy. Podanie danych osobowych pracownika tymczasowego w pozostałym zakresie lub podanie danych przez osobę szkoloną jest wymogiem niezbędnym do zawarcia lub wykonania umowy o pracę tymczasową. Niepodanie danych osobowych w powyższym zakresie może uniemożliwić Spółce wykonanie umowy o pracę tymczasową oraz stosownych obowiązków wynikających z przepisów prawa w związku z zatrudnieniem lub uniemożliwić wykonanie umowy o szkolenie. Spółka będzie przetwarzała dane osobowe pracownika tymczasowego lub osoby szkolonej jedynie w  zakresie i celu wynikającym z niniejszej klauzuli, umowy o pracę tymczasową lub umowy o szkolenie  i przepisów prawa.

Provision of the temporary employee’s personal data is mandatory to the extent that it results from art. 221 § 1 – 4 of the Labor Code. Provision of the remaining temporary employee’s personal data or provision of personal data by trainee is a contractual requirement which is necessary to enter into and/or to exercise the temporary employment agreement. Failure to provide personal data in the above scope may prevent the Company from performing a temporary employment agreement and relevant obligations under the law in connection with employment or prevent the Company from performing a training agreement. The Company will process the temporary employee’s or trainee’s personal data only to the extent and for the purpose resulting from this information clause, temporary employment or training agreement  agreement and legal provisions.

d) Przekazywanie danych podmiotom trzecim

d) Processing recipients

W celu wywiązania się z obowiązków prawnych i umownych oraz w celu realizacji praw Spółki, dane mogą zostać udostępnione następującym podmiotom trzecim: (i) podmioty publiczne, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe itp.), (ii) zakłady ubezpieczeń i brokerzy; (iii) doradcy prawni, podatkowi i księgowi; (iv) spółki wspierające Spółkę w zarządzaniu usługami (tj. dostawcy oprogramowania do zarządzania); (v) spółki lub podmioty publiczne wspierające Spółkę w działaniach szkoleniowych; (vi) spółki holdingowe Spółki (vii) pracodawca użytkownik, do którego zostanie skierowany pracownik tymczasowy, (viii) zakłady opieki zdrowotnej w celach związanych z medycyną pracy, (ix) banki – w celu wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych na rzecz Pracownika w przypadku ich wypłaty za zgodą Pracownika na rachunek bankowy.

In order to comply with the legal and contractual obligations and to exercise the Company’s rights the data may come to knowledge of the following third parties: (i) public entities, Social Security Agency, tax offices, etc., (ii) insurance companies and brokers; (iii) legal, tax and accounting advisors; (iv) companies which support the Company to manage the service relationship (i.e. management software providers); (v) companies or public entities which support the Company for training activities; (vi) the Company’s holding companies, (vii) employer user, at whom the temporary employee will be placed, (viii) health care facilities for occupational medicine purposes (ix) banks – in order to pay wages and other cash benefits to the Employee in the event of their payment with the Employee’s consent to the bank account.

e) Transfer danych poza Unię Europejską

e) Transfer of data outside the European Union

Przekazywanie danych osobowych pracownika tymczasowego lub osoby szkolonej do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego podlega odpowiednim zabezpieczeniom, takim jak standardowe klauzule ochrony danych zatwierdzone przez Komisję Europejską. Spółka może przekazywać dane pracownika tymczasowego lub osoby szkolonej do swojej centrali w Wielkiej Brytanii.

Transfer of the temporary employee’s or trainee’s personal data to countries outside the European Economic Area is subject to appropriate forms of protection, such as standard data protection clauses approved by the European Commission. The Company may transfer the temporary employee’s or trainee’s personal data to its headquarters in United Kingdom. 

f) Sposób przetwarzania

f) Means of processing

Dane pracownika tymczasowego lub osoboy szkolonej będą przetwarzane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz w każdym przypadku w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo i poufność.

The temporary employee’s or trainee’s data will be processed both on paper and electronically, in compliance with the legislation in force and in any event in such a manner as to ensure its security and confidentiality.

g) Okres przechowywania danych

g) Storage period

W ramach realizacji celów wymienionych powyżej, dane pracownika tymczasowego lub osoby szkolonej będą przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w tym nakazujących przechowywanie określonej dokumentacji pracowniczej przez okres do 10 lat od zakończenia stosunku pracy tymczasowej, a następnie będą usuwane lub zanonimizowane.

Within the purposes listed above, the temporary employee’s or trainee’s data will be stored for the period resulting from applicable law, including storing specific employee documentation for a period of up to 10 years from the end of the temporary employment relationship, and will subsequently be erased or anonymized.

h) Prawa osoby, której dane będą przetwarzane

h) Data subject’s rights

Pracownik tymczasowy może w każdej chwili skorzystać ze swoich praw przysługujących mu na podstawie art. 15-20 RODO, do których należy prawo do:

By notice to be sent to the Company, the temporary employee or trainee may at any time exercise the rights provided for by articles 15 to 20 of the GDPR, such as:

  • uzyskania informacji odnośnie tego czy dane osobowe pracownika tymczasowego są przetwarzane;

  • obtain confirmation as to whether or not personal data concerning the temporary employee is being processed;

  • uzyskania dostępu do danych osobowych pracownika tymczasowego oraz do informacji określonych w art. 15 RODO;

  • obtain access to the temporary employee’s personal data and to the information set out in Article 15 of the GDPR;

  • sprostowania, bez zbędnej zwłoki, nieprawidłowych danych osobowych pracownika tymczasowego lub uzupełnienia niepełnych danych osobowych;

  • obtain rectification of the inaccurate personal data which concerns the temporary employee without undue delay or supplementing incomplete personal data;

  • usunięcia, w określonych okolicznościach, bez zbędnej zwłoki danych osobowych pracownika tymczasowego (w tym, gdy dane nie są już niezbędne do celów, do których zostały zebrane, w razie zgłoszenia sprzeciwu w odniesieniu do przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadnione interesy Spółki lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem);

  • request the deletion, in certain circumstances, of personal data which concerns the temporary employee without undue delay (including when the data is no longer necessary for the purpose for which it was collected, in the event of an objection to the processing of data based on the legitimate interests of the Company or when the data was processed unlawfully);

  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych pracownika tymczasowego;

  • obtain the restriction of processing personal data which concerns the temporary employee;

  • poinformowania pracownika tymczasowego o każdorazowym sprostowaniu, usunięciu albo ograniczeniu przetwarzania jego danych osobowych.

  • be informed of any rectifications, deletions or restrictions of processing in relation to the personal data which concerns the temporary employee.

i) Skarga do organu nadrzędnego

i) Data subjComplaint to the Data Protection Authorityect’s rights

Jeżeli pracownik tymczasowy lub osoba szkolona uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO, może w każdym przypadku złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531-03-00, adres email: kancelaria@uodo.gov.pl.

Should the temporary employee  or trainee consider the processing of his data which infringes the GDPR, he may in any event lodge a complaint in the President of the Office for the Protection of Personal Data in Warsaw, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531-03-00, adres email: kancelaria@uodo.gov.pl.